Liebe Kolleginnen und Kollegen,
es ist noch ein bisschen Zeit, aber ich möchte euch hier über ein paar wichtige Punkte zum nächsten Schuljahr informieren.
1. Rechnungsstellen und als E-Rechnung
Eigentlich (!) müssen spätestens seit diesem Jahr alle Rechnungen als E-Rechnung verschickt werden. Einige Schulen haben mich schon proaktiv informiert, dass sie die Notenmanager-Rechnung nur noch als E-Rechnung erhalten wollen und mir eine entsprechende E-Mail-Adresse (nur für den Rechnungsempfang) und eine "Leitweg-ID" für eine automatische Zuordnung mitgeteilt.
Eine E-Rechnung ist eine XML-Datei in einem maschinenlesbaren Format - für Menschen eher nicht lesbar. Die in den Verwaltungen verwendeten Programme können in der Regel nur E-Mails verarbeiten, die genau eine Datei im Anhang haben. Daher erfolgt der Versand von Rechnungen und Lizenzen im nächsten Schuljahr wie folgt:
- Eine E-Mail mit der Lizenzdatei geht direkt an die Schule (bzw. an die bei mir hinterlegte Kontaktperson).
- Schulen, die bei mir den Versand der Rechnung als E-Rechnung angemeldet haben, erhalten eine E-Mail an die hinterlegte Rechnungsemailadresse, die nur die E-Rechnung im Anhang hat.
- Alle anderen Schulen erhalten wie zuvor eine E-Mail mit der Rechnung als PDF und zusätzlich auch als E-Rechnung.
Bitte erkundigt euch, wie es euer Sachaufwandträger gerne hätte und gebt mir dann Bescheid, falls ihr keine PDFs mehr braucht.
2. Zeitpunkt der Rechnungsstellung
Da das neue Schuljahr am 01.08. offiziell beginnt wünschen sich einige Schulen vollkommen zurecht den Lizenzschlüssel schon gleich im August. Auch wenn die neue Programmversion für das Schuljahr 2026/2027 wieder erst Anfang September veröffentlicht wird, werde ich die Lizenzschlüssel und die Rechnungen bereits Anfang August verschicken.
Die Zahlungsfrist werde ich auf 21 Tage anpassen. Ich weiß, in den Ferien sind die Sekretariate nicht besetzt und Anfang September läuft der Betrieb erst langsam wieder an. Aber viele Rechnungen gehen inzwischen direkt an die Sachaufwandträger (s. o.) und ich verlange ja auch nicht gleich Mahngebühren, wenn der Zeitraum nicht ganz eingehalten wird. Da ich aber in den letzten Jahren teilweise bis Anfang Dezember warten musste, bis auch die letzte Rechnung beglichen wurde, möchte ich das Prozedere insgesamt ein paar Wochen nach vorne verschieben.
Ich wünsche euch noch stabile Nerven für die letzten Wochen!
Gruß
Stephan